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档案工作管理条例

 第一章 总则

第一条 为了加强我院的档案工作,提高档案管理水平,充分发挥档案的作用,根据《档案法》和国家教委第6号令《普通高等学校档案管理办法》制订本条例。
第二条 本条例所指的档案是我院从事教学、科研、党政管理以及其它各项工作中直接形成的反映我院历史活动的对我院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 学院档案工作是办好学院的重要基础工作,要把档案工作纳入学院整体发展规划,加强档案工作的领导和管理。
第二章 领导体制和机构设置
第四条 我院档案工作由主管院长领导,院长办公室主任主管。
第五条 综合档案室隶属于院长办公室,集中统一管理全院档案工作。
第六条 综合档案室的基本任务
1.贯彻执行国家、省、教育部关于档案工作的法规、政策、规定,规划全院的档案工作;
2.制定全院档案工作的规章制度,并负责指导、监督和检查执行情况;
3.负责接收、分类、编目、鉴定、统计、保管全院各类档案和有关资料;
4.开展档案利用工作;
5.编辑档案参考资料;
6.对全院兼职档案人员进行业务指导;
7.开展档案学术研究和交流活动。
第七条 我院各系(部)、处、室、等部门,确定一名领导分管档案工作,并配备一名兼职档案人员具体负责档案工作,各归档单位的档案工作在院综合档案室的指导下进行(兼职档案员职责附后)。
第三章 档案工作人员
第八条 我院档案工作人员必须认真贯彻执行党和国家的方针政策,热爱档案事业,忠于职守,遵守纪律,具备档案业务知识,具备一定的科学文化知识。
第九条 档案人员与其他专业人员享受同等待遇。
第四章 文件材料的收集、归档、移交和接收工作
第十条 各立档单位要把反映本院主要职能活动的文字、图表、声像材料完整、系统的收集起来。
第十一条 我院文书、科技、教学等门类分别根据具体要求建立和完善相应的规章制度,纳入教学、科研和管理单位具体人员的职责范围,做到每项工作都有完整、准确、系统的文件材料、资料归档。
第十二条 档案工作要与学院的各项工作协调发展,要把文件材料的归档列入学院各部门岗位责任制,逐步做到“四同步”(即布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作)。
第十三条 我院文书、教学等档案实行文件材料形成部门立卷,立卷人按文件材料形成的自然规律,加以系统整理组卷,交本部门主管领导审查后向档案室办理交接手续。
第十四条 我院文书、教学等档案的归档制度按有关规定确定。
第十五条 归档的文件材料应质地优良,书写工整、字迹清晰。
第十六条 归档时间按以下要求:
1.学院党、政各部门按自然年度归档,在次年六月底前完成;
2.教学部门应在次学年寒假前归档;
3.科研、基建、设备等部门应在项目完成后两个月内归档;
4.会计档案立卷后应在财务部门保存两年后,再向档案室归档。
第十七条 学院档案归档份数,一般要求一式一份,单套保存。如果重要案卷或利用频繁案卷,可视情况一式二份,实行两套保存。
第十八条 归档的具体要求和手续
1.必须按归档范围将应收集归档的文件材料收集齐全、完整、准确,既不杂乱,也不短缺或遗漏;
2.按照文件材料的形成规律和内容区分价值,合理组卷;
3.凡是归档的案卷,卷面、卷内目录、备考表等项内容,必须填写正确、规范,标题简明、确切;
4.凡装订的案卷要按“三孔一线”装订整齐、牢固,卷容美观大方,不装订的案卷、文件、图纸等要折叠整齐,编写件号与页号。
第十九条 我院教职工及党政领导在从事教学、科研及党政管理工作中形成的各种文件材料,按规定向档案室移交,集中管理,任何人不得据为己有。对个人向档案室捐赠档案的,学院应给予奖励。
第五章 经费、库房和设备
第二十条 我院档案工作所需经费,列入学院预算,在行政办公费用中统筹解决。
第二十一条 逐步改善工作条件,有符合档案管理要求的专用库房,做到两室分开(办公室、库房)。
第二十二条 有计划地为档案室配备去湿机、吸尘机、复印机、空调等设备,逐步实现计算机管理。
第六章 档案的管理
第二十三条 档案室应研究和改进档案保护技术,对已破损和字迹褪色的档案,要写出报告,经领导批准后,组织人力、物力修复或复制。
第二十四条 档案室对各门类档案,要进行编号和排列,档案室制定档案分类方案。
第二十五条 档案室对保管期限已满的档案逐步进行鉴定,对失去保存价值的档案,按档案销毁原则,登记造册,报院领导批准,予以销毁。
第二十六条 制定统计制度,对各种档案进行统计,并造表上报。
第二十七条 建立库房管理制度。
第七章 档案的利用
第二十八条 档案室保存的档案,主要供学院利用,执行借阅制度。
第二十九条 要编制档案检索工具,为档案管理现代化打好基础。
第三十条 积极开展档案编研工作,为教学、科研、管理等各项工作服务。
第三十一条 积极开展档案的宣传工作。
第八章 考核与奖励
第三十二条 档案室建立检查考核制度,明确岗位职责,对优秀的档案工作人员给予奖励。
第三十三条 对违反《档案法》的行为,应按《档案法》规定的条款给予处罚。
第三十四条 本条例自发布之日起执行。

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