学院办公室是学院党委、学院行政的综合办事机构,围绕学院中心工作发挥参谋助手、综合协调、督促检查的作用,是学院各项工作的桥梁、纽带,也是学院对外联系的窗口。我们的日常工作离不开各单位、各级领导和广大师生员工的支持和配合。在此,我们向您表示衷心的感谢!同时欢迎您对办公室工作提出意见和建议。详细信息

电话:0311-85239666 传真:0311-85239666

您的当前位置:首页 >> 政策法规

关于规范公文处理工作的意见

 学院党政各级机构的公文,是学院在党务管理和行政管理过程中所形成的具有特殊效力和规范格式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。为进一步加强我院公文处理工作的管理,使之规范化、制度化、科学化,根据《中共河北省委高校工委、河北省教育厅公文处理办法》(试行)的有关要求,结合我院实际,本着“精简、高效、实事求是”的原则,现对我院公文处理工作提出如下意见:

一、行文规则
(一)向上级行文一般只主送一个上级机关,如需其它相关的上级机关阅知,可抄报,一般不要越级行文和请示问题,特殊情况必须越级行文和请示问题时,应同时抄报越过的机关。学院职能部门向上行文,必须经学院主管领导同意并到党委办公室(院长办公室)备案。
(二)学院的同级职能部门根据工作需要,在达成共识后可以联合行文。
(三)向上级机关报送“请示”,不可同时向下级机关发送;向上级机关的报告,一般不下发,特殊需要时可抄送同级或下级有关单位。
向上级机关请示问题,应当一文一事,不应当在非请示公文中夹带请示事项。请示事项涉及其它部门业务范围时,应当经过协商并取得一致意见后上报;经过协商未能取得一致意见时,应当在请示中写明。
(四)学院职能部门未经院党委(行政)同意或授权,不得向上级主管部门请示重大问题;除院领导直接交待的事项外,向院党委(行政)提交的“请示”、“意见”和“报告”,必须提交至党委办公室(院长办公室),经党委办公室(院长办公室)具体承报。一般情况下,不得以部门名义向院领导本人直接提交书面“请示”、“意见”和“报告”。
(五)凡属部门职权范围内的工作,应由各部门行文;需要冠以“经院党委同意(批准)”或“经学院同意(批准)”等字样的,必须送交党委办公室(院长办公室),按审批程序履行签批手续。
(六)凡向上级行文,一律报送上级机关办公室,一般情况下不直接送交其职能部门。
(七)行文时要根据公文内容和实际需要,确定分发范围和份数,不得印发至无关部门。
(八)学院各部门的行文,应当确有需要,注重实效,坚持少而精。可发可不发的公文不发,可长可短的公文要短。
1.通过口头、电话等形式能够解决的问题,不再印发文件;
2.对上级下发的文件,如果没有规定要求和具体的贯彻执行意见,不发一般性的转发通知;
3.内容大致相近的文件,要归纳为一个文件下发;
4.各种调查报告、典型经验等,一般不行文印发。必要时可以信息、简报等形式印发。
二、公文文种
常用的公文种类主要有:决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。
(一)决定适用于对重要事项或重大行动作出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机构不适当的决定事项。
(二)公告适用于向社会宣布重要事项或者法定事项。
(三)通告适用于公布在一定范围内应当遵守或周知的事项。
(四)通知适用于批转下级机构的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文;传达要求下级机构办理和需要有关单位周知或执行的事项;任免人员等。
(五)通报适用于表彰先进、批评错误,传达重要精神或者情况。
(六)报告适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
(七)请示适用于向上级机关请求指示、批准。
(八)批复适用于答复下级机构请示事项。
(九)意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(十)函适用于对不相隶属机关之间相互商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项等。
(十一)会议纪要适用于记载传达会议情况和议定事项。
三、公文起草
(一)院党委(行政)重要公文的起草,原则上由党委办公室(院长办公室)起草。
(二)学院职能部门主管范围内的工作需要以院党委(行政)名义行文时,由部门代拟稿;其中涉及两个以上部门时,由一个主办部门牵头共同起草,由党委办公室(院长办公室)审核。
(三)拟稿要求:
1.符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及上级领导机关的有关指示、规定;
2.完整、准确地体现发文机关和领导同志的意图;
3.注意各项政策的稳定性、连续性,一般要与同级的相关规定或本机关已发文件涉及同类问题的规定相一致。过去的有关规定已不适应形势发展的要求而需要改变时,应作出说明;
4.重点突出,观点鲜明,内容充实,结构严谨,条理清楚,文字精练,表述准确,符合语法、修辞和逻辑要求。人名、地名、时间、数字、引文等要准确;
5.公文中的数字,除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数码;
6.合理使用文种,使公文的名称符合行文规则,并同公文表达的内容、要求相一致。
(四)公文稿起草应使用符合存档要求的专用纸和书写工具。
四、公文校核
为确保公文质量,公文文稿在送领导人审批或签发之前,均须进行严格校核。
(一)公文校核的内容
1.报批程序是否符合规定;
2.是否确需行文,且符合行文规则;
3.内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神,政策是否注重连续性和相关性,提法是否同已发的有关公文相衔接,提出的措施和办法是否切实可行,是否完整,准确地体现发文部门的意图;
4.文字表述是否准确、通顺、简练,篇章布局、结构是否符合文种要求,层次是否清楚、严密,文句是否符合语法、逻辑,语气是否得体,人名、地名、时间、数字、引文等是否准确、规范、严谨;
5.版式、体式的有关部分是否符合要求,标题是否确切,汉字、标点符号、计量单位等是否符合有关规定,主送、抄送是否准确,印发传达范围、主题词是否准确、恰当;
6.涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见,是否已履行会签手续。
(二)公文校核的审批程序
1.党委(行政)公文文稿,应由党委办公室(院长办公室)主任或副主任审核,并根据文稿内容确定审签领导;
2.各部门文稿,一般由本部门进行严格的文字把关,需要相关部门会签的要履行会签手续,由部门主要领导同志审核,并送主管院领导审签;
3.文稿如需作较大修改,校核负责人应当书面提出修改意见,协调起草部门修改或协商共同修改;如文稿已经领导人初审初批,修改后须经审批领导人复审。
五、公文签发
(一)党委(行政)重要公文由党委书记(院长)直接签发。
(二)属于党委(行政)某一方面工作的公文,由党委书记(院长)原则同意,可以由分管工作的副书记、副院长签发。
(三)各部门公文原则上部门由主要领导签发。
六、公文格式
(一)公文要素标识规则
公文一般由眉首、主题、版记等部分组成。
1. 眉首包括公文序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等。根据我院实际因公文序号、秘密等级和保密期限、紧急程度在公文中很少用到,在此不作详述;
2. 主题包括标题、主送机关、正文、附件、附注、成文日期、印章等;
(1)公文标题 
公文标题由发文机关、事由和文种三部分组成,发文机关一般情况下可省略,公告或某些内容十分简单的公文有时可省去事由。
公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容,除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
(2)主送机关
主送机关是指接受、办理公文的单位,对全院发文、主送机关使用:“各党(总)支部”或“各系、部、室,院直各单位”;报送上级的公文,一般只写一个主送机关;如需同时报送其他机关,可用“抄报”形式,以免造成责任不清,延误工作;主送机关应写在正文之前,标题之下。
(3)公文正文
正文的基本要求是,简明扼要、条理清楚、符合实际、合乎文法、准确地表述发文的主要精神。正文的开头,一般应简要说明发文的原则或目的,以提示阅读者注意。
正文的内容多需要分条分款时,习惯的做法按层次标以序号,分别依次使用:“一、”、“(一)”、“1.”、“(1)”。
正文的结尾是对受文机关提出的总要求,一般根据公文种类、性质和行文关系使用通用简语,不可因袭古旧用法或随意生造。
(4)附件
公文如有附件,在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件”1.×××××”);附件名称后不加标点符号。附件应与正文一起装订,并在附件首页左上角1行顶格标识“附件.”,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。
(5)成文时间
成文时间的确定,除会议决议以通过的日期为准外,一般应以领导人签发的日期为准;联合行文以最后签发的机关负责人的签发日期为准。年月日要具体完整,不得略写和遗漏。
(6)印章
单一行政机关(部门)制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文时间。当联合行文需加盖两个印章时,应将成文时间拉开,左右均匀分布;主办机关印章在前。
(四)我院常用的公文版头、发布形式及其适用范围:
1.《中共河北工业职业技术学院委员会文件》用于:
(1)党委贯彻上级重要工作部署的决定、意见等;
(2)党委对一个时期全局性工作作出的安排、决定(包括向先进集体和先进个人学习的决定)、通知、批复、通报和向上级机关报送重要的请示、报告等;
(3)学院中层干部的任免通知;
(4)党委批转的有关工作部门涉及全局性工作的重要意见、决定等。
2.《河北工业职业技术学院文件》用于:
(1)学院行政贯彻上级政府、机关重要工作部署的决定、意见等;
(2)学院行政对一个时期全局性工作作出的决定、安排、通知、批复、通报和向上级机关报送重要的请示、报告等;
(3)学院行政批转的有关工作部门涉及全局性工作的重要意见、决定等。
3.《中共河北工业职业技术学院委员会》用于:
事关党委职能部门或各党(总)支部具体工作范围内的行文。
4.《河北工业职业技术学院》用于:
事关各系、部、室各单位具体工作范围内的行文。
七、公文报送
院内公文一律向学院档案报送2份(含原始文稿)以备存档;向教育部、教育厅报送请示、综合报告、专题报告、情况通报、先进经验等报送3份。
八、公文发文办理、收文办理、公文归档等参照《中共河北省委高校工委河北省教育厅公文处理办法》执行
九、各部门的领导同志要加强对公文处理工作的领导
各部门的领导要高度重视并切实加强对公文处理规范化工作的领导,带领办公室主任或负责文字工作的同志认真学习以上有关条款,明确公文处理各个环节的职、责、权划分,层层把关,努力在公文的行文规则、文种使用、公文起草、公文审核、公文格式,公文签发等各个环节做到规范化、制度化、科学化,、提高公文处理的工作效率和工作质量。
十、本意见由党委办公室、院长办公室负责解释。

学校地址:石家庄红旗大街626号 邮编:050000  联系方式:0311-85239666

版权所有:河北工业职业技术学院 建议使用 1024*768 分辨率浏览 冀ICP备07025343号  Copyright 2008-2010